Autor: Tomasz Rykaczewski

Wstęp

Ogólnoświatowy lockdown gospodarki oraz przymusowa kwarantanna miały przede wszystkim uchronić ludzi przed pandemią COVID-19 oraz dać czas służbie zdrowia na przygotowanie się do walki z nowych wirusem. Eksperci cały czas są podzieleni w kwestii słuszności tych zabiegów, jednak zwyczajna ludzka obawa o zdrowie i życie skłoniła znaczną większość z nas pozostania w domach i zrezygnowania z dotychczasowych zwyczajów. Skutki metod walki z pandemią najmocniej odczuła sfera gospodarcza – zamknięte sklepy, ograniczona produkcja, zawieszenie wielu usług czy też makroekonomiczne zmiany w popycie diametralnie zmieniły stan rzeczy w gospodarce światowej, w tym również w gospodarce polskiej.

Społeczeństwo mocno zmieniło sposób konsumpcji i preferencje zakupowe. Instytucje państwowe, międzynarodowe i lokalne ruszyły na pomoc przedsiębiorstwom, chcąc ratować ich płynność finansową, miejsca pracy i broniąc rynki przed całkowitym załamaniem. W Polsce z projektów wsparcia – m.in. tarczy antykryzysowej – skorzystało ponad 345 tys. przedsiębiorstw, a kwota udzielonej pomocy sięgnęła ponad 60 mld zł[1]. Uruchomiono również szereg funduszy udzielających pożyczek publicznych – płynnościowych oraz inwestycyjnych. Czy te działania wystarczą, aby uratować podmioty gospodarcze, pokażą dopiero dane w następnych okresach.

Obecnie ekonomiści zastanawiają się, o ile zmniejszy się światowe PKB oraz jak długo poszczególne gospodarki będą wracać do stanu przedepidemicznego. Dotychczas publikowane dane wskaźnika PMI, dynamiki PKB oraz stopy bezrobocia nie napawają optymizmem. W Komisji Europejskiej, w celu ratowania gospodarek unijnych, trwają nawet poważne dyskusje nad emisją euroobligacji, które mają dać zastrzyk gotówki dla zamrożonych i zagrożonych załamaniem krajów wspólnoty.

Z punktu widzenia mikroekonomii sytuacja najciekawiej wygląda w przedsiębiorstwach. Przymusowa restrukturyzacja pracy oraz zmiana systemów zarządzania i przepływu informacji zmusiła praktycznie każdą organizację do elastycznego podejścia do kryzysu, aby móc utrzymać się na rynku. Owa elastyczność okazała się kluczowa w czasach obarczonych nadmierną niepewnością. Wiele planów, budżetów i celów na 2020 rok zostało szybko zrewidowanych, a nadrzędne stało się jak najszybsze dopasowanie do nowych warunków. Wiele procesów w przedsiębiorstwach zostało zautomatyzowanych oraz wdrożono narzędzia ICT, które umożliwiły ciągłość pracy tam, gdzie było to możliwe. Popularność zdobyła m.in. praca zdalna, która stała się motorem napędowym do wprowadzania innowacji oraz zmiany systemów pracy. Wykorzystanie technologii, głównie narzędzi telekomunikacyjnych, nigdy nie nabrało takiego rozmiaru, jak właśnie w dobie lockdownu.

Centrum Analiz Fundacji Prospekt, przy współpracy z Pracodawcami Pomorza oraz Gdańską Fundacją Przedsiębiorczości, w okresie od maja do czerwca 2020 roku przeprowadziło badanie na grupie 44 pomorskich przedsiębiorstw w celu zdiagnozowania ich postaw wobec pracy zdalnej i poznania perspektywy utrzymania tej formy pracy już po pandemii.

Wyniki badań

1. Czy obecna sytuacja związana z koronawirusem wpłynęła na to, że Państwa pracownicy przeszli na pracę zdalną?

Ponad 84% badanych przedsiębiorców wskazało, że ich pracownicy musieli przejść na pracę zdalną – w całości lub częściowo. Istnieją jednak branże, gdzie taki zabieg jest niemożliwy. Najczęściej są to podmioty produkcyjne lub usługowe, które oparte są na bezpośrednim kontakcie z klientem. Te odpowiedzi pokazują, jak duże zmiany musiały zajść w podmiotach gospodarczych, aby utrzymać ich funkcjonowanie. W innym pytaniu aż 83% przedsiębiorców wskazało, że przed epidemią była w ich organizacji możliwość pracy zdalnej. Można zatem wnioskować, że większość pomorskich przedsiębiorstw miała już wcześniej pewne procesy dające szansę do przejścia na pracę zdalną, które jednak były bardziej propozycjami sytuacyjnymi niż systemowym rozwiązaniem dla całej organizacji.

Przepisy kodeksu pracy regulują formę pracy zdalnej jako tzw. telepracę. W raporcie Telepraca – przyszłość czy abstrakcja?[2] przytaczaliśmy najważniejsze aspekty, które dotyczą regulowania pracy poza siedzibą pracodawcy. Przepisy o telepracy obowiązują od 2007 roku i są podstawą do dalszych regulacji tej formy zatrudniania. Obecnie do uregulowania pozostają kwestie zdefiniowania i rozszerzenia pojęcia pracy zdalnej, przestrzegania zasad BHP w pracy poza biurem oraz aktualizacja regulaminów pracy u pracodawców o zasady, które będą określały warunki świadczenia pracy właśnie w taki sposób. Także wskazane są tam problemy wynikające z utrudnionej kontroli telepracownika.

2. Jakie działy, zdaniem pomorskich przedsiębiorców, nie muszą pracować stacjonarnie?

Na podstawie powyższych odpowiedzi można również zauważyć, że działy wskazane jako te, które mogą pracować zdalnie, pokrywają się z najczęściej outsourcowanymi zadaniami w ramach przedsiębiorstwa, do których należą IT, księgowość, marketing/PR czy nawet dział prawny. W wielu podmiotach wykształcono już metody współpracy w tych obszarach, co pozwala funkcjonować również w przypadku posiadania tych działów we własnej organizacji. Dodatkowo technologia pozwala obecnie realizować cele tych działów bez konieczności fizycznej obecności.

Na drugim biegunie znalazły się działy produkcji, techniczne, badania i rozwoju oraz logistyczny. Te odpowiedzi nie dziwią, ponieważ zakres ich prac opiera się na zaangażowaniu fizycznej pracy lub ścisłej współpracy grupy osób nad konkretnym zadaniem, którego nie da się zdigitalizować, np. eksperymentów naukowo-rozwojowych lub fizycznego przemieszczanie produktów.

3. Jakie największe zagrożenia i potencjalne korzyści wynikające z pracy zdalnej dostrzegają pomorscy przedsiębiorcy?

a. Zagrożenia

W tym pytaniu respondenci wskazywali na 5 najważniejszych swoich spostrzeżeń odnośnie do pracy zdalnej. Największe zagrożenie to przede wszystkim słabsza komunikacja zespołowa, na którą wskazało aż 73% ankietowanych. Przy obecnych możliwościach tworzenia kanałów komunikacji i postępie technologicznym jest to bardzo wysoki wynik sugerujący duże zmiany w obszarze komunikacji wewnętrznej. Praktycznie cała komunikacja interpersonalna oraz międzydziałowa została przeniesiona do Internetu. Proces wdrożenia i testowania najkorzystniejszych rozwiązań do komunikacji nadal trwa i ewoluuje w stronę selekcji tych najlepszych dla konkretnych organizacji. Poza czystą komunikacją pod tym punktem kryją się również kwestie obiegu dokumentów.

Drugim najczęściej przedstawianym zagrożeniem, z ponad 48% wskazaniem, była niewystarczająca kontrola pracowników. Ten wynik nie zaskakuje, biorąc pod uwagę konieczność zarządzania oraz egzekwowania rezultatów pracy w sposób zdalny przy wykorzystaniu nowych metod i zwłaszcza biorąc pod uwagę trzecią w kolejności odpowiedź – spadek efektywności pracy (40,5%) oraz czwartą – niższa motywacja pracowników (32,4%). Wielu pracowników musiało w szybkim tempie nauczyć się nowych procedur oraz własnej organizacji czasu i zadań w nowych warunkach. W innym pytaniu blisko 57% pomorskich przedsiębiorców wskazało, że ich pracownicy preferują pracę zdalną nad pracą w stacjonarną w biurze.

Kadra zarządzająca stanęła przed dużym wyzwaniem: jak w obliczu panującego strachu o zdrowie i życie oraz podczas obowiązkowej kwarantanny zmotywować pracowników do efektywnej pracy. Poza reorganizacją pracy przedsiębiorstw nastąpiła znaczna reorganizacja życia prywatnego, wynikająca również ze zmian m.in. w szkolnictwie. Tutaj w grę wchodzą już kwestie psychologii oraz socjologii, których nie badano w tym raporcie.

Sporo uczestników badania wskazało również zagrożenie bezpieczeństwa danych (29,7%) oraz ich utrudniony przepływ (27%). Bezpieczeństwo danych jest bardzo istotne w dobie społeczeństwa cyfrowego, dlatego przedsiębiorcy również zwracają uwagę na ten aspekt przy prowadzeniu organizacji w trybie zdalnym.

Z zebranych odpowiedzi wynika, że problemem pracy zdalnej nie są przede wszystkim wyzwania techniczne lub technologiczne, a najbardziej kwestie tzw. miękkie, czyli motywacja, zaangażowanie oraz kontrola pracy.

Inne badania

W ogólnopolskim badaniu przeprowadzonym przez portal Pracuj.pl 60% pracujących respondentów wykonywało w ostatnim tygodniu kwietnia swoje obowiązki zdalnie, w tym 40% badanych zadeklarowało realizację zadań w pełni poza siedzibą firmy, a 21% wykonywało je w trybie mieszanym, czyli częściowo zdalnie, a częściowo w biurze. Te dane pokazują skalę zjawiska pracy zdalnej oraz sugerują nowe potrzeby pracodawców w zakresie systemowych rozwiązań. Według tego samego badania praca zdalna cieszy się bardzo wysokim zainteresowaniem pracowników – tylko 11% nie chciałoby jej kontynuować po ustąpieniu epidemii. Polacy najchętniej wybieraliby modele mieszane – 40% chciałoby mieć możliwość przyjścia do biura raz w tygodniu, a kolejne 39% móc pracować poza biurem tylko przez kilka dni w miesiącu. Co dziesiąty badany chciałby całkowicie przejść na tzw. telepracę. Większość respondentów pozytywnie oceniła organizację pracy zdalnej przez pracodawców, a aż 60% pracowników uważa, że są tak samo efektywni jak w przypadku wykonywania obowiązków w biurze.

b. Korzyści

Wśród najistotniejszych korzyści wynikających z pracy zdalnej pomorscy przedsiębiorcy dostrzegają głównie oszczędność czasu na dojazdy do pracy (78,4%). Według badania Dojazdy Polaków do pracy przeprowadzonego przez PageGroup w 11 krajach europejskich w Polsce średni czas dojazdu do pracy wynosi 41 minut. To rezultat bardzo zbliżony do średniej europejskiej, która wynosi 42 minuty. Z tego samego opracowania wynika, że aż 40% polskich badanych spędza w drodze do pracy więcej niż trzy kwadranse. To olbrzymi zasób czasu, który został uwolniony dzięki wdrożeniu pracy zdalnej. Kiedy droga do pracy zajmuje tyle, co podejście do biurka, pracownicy zyskują nagle dodatkowe godziny, które zamiast w korkach lub komunikacji mogą poświęcić na rozrywkę lub samorozwój.

Według innego badania – Grafton Recruitment i CBRE – aż dwie trzecie pracowników przyjęłoby mniej płatną pracę, ale w lepszym i dogodniejszym miejscu. Eksperci podkreślają, że dobra lokalizacja to czynnik, który stale zdobywa na znaczeniu w coraz bardziej zatłoczonej przestrzeni miejskiej. W przypadku obecnej epidemii to kryterium zostało praktycznie zniwelowane, a możliwość budowania międzynarodowych zespołów stała się atrakcyjną formą rozwoju poszczególnych działów w przedsiębiorstwach.

W parze z tą odpowiedzią można połączyć kolejną korzyść wskazaną w badaniu, czyli ochrona środowiska (56,8%). Zmniejszone użycie środków komunikacji wpływa na niższą emisję spalin i CO2. W ostatnich latach coraz bardziej na znaczeniu zyskiwał CSR, dzięki któremu przedsiębiorstwa mogły pozycjonować się m.in. jako podmioty proekologiczne i dbające o naturę. Tutaj epidemia w nieco inny sposób zrealizowała te cele.

Istotnym elementem wskazanym przez ankietowanych były kwestie kosztowe prowadzenia działalności, tj. niższe koszty fizycznego utrzymania miejsc pracy (56,8%) oraz oszczędności na rachunkach kosztów zmiennych (40,5%). Z racji tego, że pracownicy nie przychodzili do biura oraz wiele działań udało się przenieść całkowicie do Internetu, wiele przestrzeni, głównie biurowe, stało się zbędnych. Jest to potencjał do znacznych oszczędności dla przedsiębiorstw w perspektywie następnych okresów. Możliwe, że rynek powierzchni biurowych czeka korekta i spadek cen najmu. Organizacje zauważyły, że mogą funkcjonować równie efektywnie bez pewnej części przestrzeni. Poza tym nastąpił proces uzewnętrzniania kosztów przedsiębiorstw na pracowników. Dotyczy to głównie kosztów zmiennych, takich jak m.in. zwiększone zużycie prądu podczas pracy zdalnej. Jest to oczywiście skorelowane z zajmowaną powierzchnią oraz ilością stanowisk pracy w danej organizacji, jednak te koszty równoważą się lub są nawet znacznie mniejsze w porównaniu z oszczędnościami na dojazdach (koszty paliw, biletów itp.). Kwestia ta pozostanie również do uregulowania na linii pracodawca-pracownik. Przy takim rozwiązaniu z finansowego punktu widzenia zarówno przedsiębiorstwa, jak i pracownicy osiągną obopólną korzyść.

Pomorscy przedsiębiorcy wskazali też na wzrost efektywności pracowników (29,7%), co jest wynikiem porównywalnym z opozycyjną odpowiedzią o spadku efektywności pracowników. Wspomniany wzrost efektywności jest raczej unikatowym zjawiskiem z uwagi na wszechobecne negatywne tendencje związane z powszechną kwarantanną. Istnieją zatem przedsiębiorstwa, które usprawniły swoje działania odcinkowo lub nawet jako cały podmiot.

4. Czy pomorscy przedsiębiorcy rozważają kontynuowanie pracy zdalnej po zakończeniu kwarantanny?

Ponad 70% ankietowanych wskazało, że biorą pod uwagę kontynuowanie pracy zdalnej po zakończeniu kwarantanny. Jak wynika z podobnego ogólnopolskiego badania, przeprowadzonego przez PwC, 74% przedsiębiorstw ma w planach zwiększenie zakresu pracy zdalnej po zakończeniu pandemii. W tym zestawieniu pomorscy przedsiębiorcy mają zbliżoną skłonność do stałego wprowadzenia pracy poza miejscem wskazanym przez przedsiębiorcę. Powodem tak wysokiego wskazania może być obawa o nadejście drugiej fali zakażeń oraz potencjalne zakażenia wśród pracowników lub też dostrzeżenie ekonomicznych korzyści wynikających z pracy zdalnej – zarówno w kwestii finansowej jak i efektywnościowej, które przewyższają stopniowo niwelowane zagrożenia.

Podsumowanie

Kwarantanna związana z epidemią COVID-19 wprowadziła nagłe, nieprzewidywane i drastyczne zmiany w funkcjonowaniu wielu podmiotów gospodarczych. W sytuacji, w której większość założeń i planów na rok 2020 musiała zostać zrewidowana, a po ostatnich latach gospodarczego prosperity nadszedł czas niepewności i kryzysu, trzeba na nowo skupić się na organizacji przedsiębiorstwa i pracy. Nikt nie jest w stanie przewidzieć, jak sytuacja będzie wyglądać w najbliższych kwartałach, zatem wypracowanie pewnego constansu w kwestii pracy pozostaje wyzwaniem dla znacznej większości pracodawców, menadżerów oraz pracowników.

Jeśli uda się wdrożyć odpowiednie metody zarządzania pracą zdalną oraz uzyska odpowiednią efektywność i motywację, to część pracowników może na stałe pozostać w formule zdalnej, a przychodzenie do dotychczasowego miejsca pracy może okazać się fakultatywne. Oczywiście w tym wnioskowaniu nie bierzemy pod uwagę czynników społecznych i interpersonalnych, które są równie istotne z punktu widzenia budowania środowiska pracy i społeczności wokół z nim związanej. Tam, gdzie to będzie możliwe, kontrola pracowników musi przenieść się również do Internetu, a weryfikacja pracy może zostać oparta na celach, a nie na czasie poświęconym na pracę.

W sferze regulacyjnej posiadamy w Polsce przepisy umożliwiające telepracę, jednak do uszczegółowienia pozostają niektóre kwestie prawa pracy i wynikającej z niej umowy o pracę. Odpowiednie przepisy powinny zdjąć z przedsiębiorstw ryzyko samoregulacji pracy zdalnej oraz wyznaczyć jasne standardy zatrudniania i funkcjonowania w tej formie.

Olbrzymia ilość narzędzi niezbędnych do wdrożenia pracy zdalnej jest już dostępna na rynku IT/ICT, który ciągle ewoluuje i dostarcza coraz lepiej dopasowane do potrzeb sprzęty i aplikacje. Kwestie bezpieczeństwa danych pozostają nadal do dopracowania i optymalizacji. Ostatecznie przewagę konkurencyjną osiągną ci, którzy będą w stanie najlepiej wykorzystać wszystkie sposobności, które stwarza obecny kryzys gospodarczy, oraz będą w stanie odpowiednio dostosować się do nowych warunków rynkowych, posiłkując się najnowszymi technologiami, odpowiednimi przepisami prawa oraz metodami zarządzania. Przedsiębiorstwa w czasie popandemicznym będą z pewnością wyglądać inaczej niż te, które znaliśmy do tej pory.

[1] https://pfr.pl/tarcza.html

Partnerzy badania: